La protección de determinadas informaciones personales calificados como sensibles, se ha convertido en uno de los objetivos de las legislaciones de los países miembros de la UE. En España la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los derechos digitales califica como dato personal objeto de especial protección, a cualquier información referida a personas físicas identificados o identificable. En este sentido, todas aquellas personas, físicas o jurídicas que por razón de su actividad profesional tenga en su poder documentos de este tipo, deberá tener especial cuidado en hacer un uso adecuado y concreto de ellos, destruyéndolos cuando tal fin haya desaparecido.
En este caso son muchos las empresas o particulares, que deciden contratar los servicios de profesionales que se dediquen a la destrucción confidencial de documentos de forma segura. Varios son los motivos para ello, entre otros la mejor gestión de residuos, la necesidad de tener espacio físico libre una vez que se ha llevado a cabo un proceso de digitalización o eliminar de forma efectiva y conforme a la ley aquellos documentos que contengan información sensible, ya no solo de clientes, sino de trabajadores o de la propia empresa.
Debe confiarse siempre este servicio a una empresa calificada y cualificada para llevar a cabo estos servicios; para ello de la misma forma que si por ejemplo tenemos nuestro negocio en Madrid, tratamos de buscar una buena agencia Seo en Madrid, para que nos ofrezca lo que nuestro negocio necesita, a la hora de eliminar nuestra documentación más delicada, debemos hacernos con los mejores servicios, aquellos que sean llevados a cabo por personas que conozcan al detalle la ley y sepan aplicarla de forma estricta, con la confianza que esto trae en consecuencia.
Con la contratación de servicios cualificados, estamos garantizando que los documentos se destruyan de acuerdo a la normativa imperante, que marca estrictos protocolos y que exigen una certificación por parte de la empresa «destructora» a su cliente una vez finalizada la eliminación. En ocasiones la eliminación se hará en el lugar en donde los documentos se encuentren y en caso de necesitarse algún tipo de herramientas son trasladados en medio de estrictas medidas de seguridad por trabajadores que han sido preparados para ello.
Aspectos claves de la destrucción confidencial de documentos:
Varios son los puntos que debemos tener en cuenta a la hora de gestionar datos especialmente protegidos.
Cuando hablamos de la destrucción de este tipo de documentación, no debemos pensar solamente en su eliminación, sino también en la custodia de los mismos mientras están en nuestro poder, cuando lo debemos hacer. Una destrucción de forma periódica facilita en gran medida la custodia de los documentos mientras esperan a ser destruidos. La colocación de contenedores adecuados para el almacenamiento de material confidencial facilitará mucho esta labor.
Otro de los aspectos a tener en cuenta en plena era digital, es que el manejo de ordenadores supone la gestión de multitud de documentos y datos que gozan de una especial protección por la ley. Los documentos digitalizados exigen de herramientas y conocimientos concretas para su eliminación y destrucción definitiva, así como del soporte que los contenga en caso de ser necesario.
La externalización de estas cuestiones supondrá para ti y tu empresa más tranquilidad, proporcionándote más tiempo de calidad para dedicar a lo que de verdad importa: tu trabajo.
