Nadie se atreverá a negar que un despacho ordenado, bien organizado, se vuelve más productivo, menos estresante, ofreciendo una mejora en la calidad del trabajo y del tiempo que se esté dedicado a las actividades profesionales. Un despacho es el espacio elegido para desarrollar cierto tipo de carreras, este debe poseer, por tanto, lo necesario para trabajar sin distracciones, pero cómodamente, parecido, en este sentido, a un hogar. Es obligado, para ello, mantener una organización que permita ambas características, concentración y placer
Posiblemente, lo primero que se deba tener en mente a la hora de crear un despacho desde el que desarrollar las labores profesionales sea la distribución de mobiliario. Es fundamental distinguir entre aquellos que se van a dedicar exclusivamente a desarrollar proyectos en soledad y los que deben estar acondicionados para recibir clientes, socios, proveedores… A partir de tener claro cómo se va a relacionar el trabajador con el entorno, se podrá comenzar a desarrollar la necesidad y colocación del resto de elementos para tener el despacho siempre bien organizado. En definitiva, hay que tenerlo optimizado para poder hacer realidad de manera más productiva lo que se exige al puesto de trabajo que se ocupa, ya sea como trabajador independiente o como empleado para terceros.
1. La mesa de despacho
La organización de la mesa de trabajo es el primer requerimiento para tener toda esta sala bien ordenada. Para lograrlo existen un buen número de elementos que permiten tener los objetos más utilizados a mano, siendo, además, decorativos. Lapiceros, organizadores con separadores (para clips, post-its, gomas de borrar…), bandejas (para documentos, cartas…), evitando siempre cualquier otro que no tenga un uso plenamente funcional. El consejo es tener lo menos posible sobre el escritorio, el monitor y teclado del ordenador, y algunos elementos para la escritura.
2. La colocación de estanterías
Las estanterías, siempre abiertas, siguen siendo la forma más sencilla y atractiva de crear espacios para ordenar libros y archivos, carpetas y revistas especializadas, objetos decorativos, premios, diplomas… que pongan de relevancia el estatus del trabajador.
3. Los archivadores
El mobiliario que posea todo despacho debe cumplir una función, deben ser útiles siempre. Los archivadores, del tamaño preciso, es el elemento más necesario de todos. En este lugar se almacenarán todos los trabajos realizados, categorizándolos como más convenga al trabajador; de forma temporal, por cliente, por estado, por acciones… todos estarán a buen recaudo en un lugar al que solo él tendrá acceso. Los hay con llave y cerradura de seguridad, blindados, a prueba de fuegos, con cajones secretos y de los diseños y estilos más variados.
4. Nada de cableado
No importa lo bien atados que estén, lo oculto que se traten de poner, los cables siempre ofrecen una sensación de caos y desorden estéticamente fatales. Ahora, con la tecnología Wi-fi, es posible hacerlos desaparecer por completo. Además de ofrecer una imagen mucho más limpia y abierta, más ordenada y con un entorno más diáfano, se reducirá notablemente el riesgo de incendio que siempre implica el exceso de cables. Ya sea para el computador, para los monitores, escáneres, impresoras y demás elementos propios de un oficina o despacho, es fundamental hacer desaparecer de la vista todo el cableado posible. Si no se puede llevar a cabo con los dispositivos inalámbricos, sí lo será colocando un contenedor de almacenamiento, canaletas de sobreponer o con velcros ocultarlos detrás y debajo del escritorio.
5. Percheros de pared o de pie
La ropa, en demasiadas ocasiones, también representa un problema para el orden. Llegar al despacho y colocarla en la espalda de la silla de trabajo o en un rincón sobre un mueble, además de aumentar la sensación de descuido y desorganización, denota pereza y mal gusto. Es, por tanto, completamente necesario colocar un perchero en la pared o de pie, para colgar el bolso, la bufanda, la gabardina, la chaqueta, o cualquier complemento que se lleve para la calle, pero del que, por comodidad se prescinda durante el trabajo. Así mismo, representa un ejercicio de responsabilidad ante cualquier visita posible.
6. Espacios para los papeles
Por último, cabe dedicar tiempo y algo de inversión para desarrollar una estrategia o sistema válido para la distribución y organización de los papeles, principales protagonistas de cualquier despacho. Aunque se aconseja que todos los trabajos posibles se desarrollen de forma digital, por el ahorro económico y ecológico que supone, hasta el momento sigue siendo fundamental el uso del papel para presentar los proyectos, las nóminas, las facturas… Es importante crear zonas exclusivas para el procesado del papel, ya sea una papelera para tirar lo despreciable, como bandejas categorizadas para disponer en ellas de los trabajos más actuales. No hay que olvidar el uso de algún archivador, como ya se ha mencionado al principio de este artículo.
